Suivi des données de stock (e-Dispostock)

Article

La plateforme mapui.fr, déployée à partir du mois d'avril 2020 dans le cadre du suivi par l'état des stocks de médicaments prioritaires dans les PUI, a été remplacée fin 2020 par e-Dispostock, outil développé par l'ATIH (Agence Technique de l'Information sur l'Hospitalisation).

Depuis le 9 Novembre 2020 pour la région ARA, il est attendu que les établissements communiquent leurs données de stock sur la plateforme e-Dispostock et non plus sur MaPui. Il n’est pas nécessaire d’effectuer la transmission des données en doublon, c’est-à-dire à la fois sur e-Dispostock et sur MaPui. La plateforme MaPui reste fonctionnelle le temps de la transition (cf MARS en date du 30 Octobre 2020 ci-dessous).

La page d’accueil de la plateforme e-Dispostock est accessible à l’adresse suivante : https://dispostock.atih.sante.fr/dispostock/

Vous trouverez, via le lien suivant, le manuel utilisateur relatif à la plateforme e-Dispostock : https://sap.atih.sante.fr/dispostock/.  

Pour toute question relative à l’utilisation de la plateforme e-Dispostock, le forum Agora est mis à disposition des utilisateurs via le lien suivant (identifiants de connexion identiques au compte Pasrel/Plage) : https://agora.atih.sante.fr/agora/ago_theme.do?idTheme=771.

Médicaments de priorité nationale 1

Il est demandé aux PUI de transmettre a minima leur stock à une fréquence hebdomadaire pour les médicaments prioritaires. La fréquence de renseignement des données de stock sur la plateforme et la liste des médicaments prioritaires* peuvent évoluer selon l’état sanitaire. Ces données sont essentielles aux suivis régional et national et permettent l’anticipation et la réponse aux tensions qui apparaissent en lien avec la crise sanitaire.

Juillet 2021 :

Compte tenu de la diminution du nombre de patients COVID-19 en réanimation et de la diminution des besoins des établissements de santé, chaque établissement de santé devra désormais renseigner de façon hebdomadaire la plateforme e-Dispostock au lieu de bihebdomadaire comme mentionné dans le MARS n°2020_06 du 27/01/2021. 

Pour rappel, il est également important de renseigner la consommation moyenne journalière sur cette plateforme pour faciliter les dépannages infrarégionaux si besoin.

Afin de faciliter la saisie des données de stock, l'Omedit Centre Val de Loire propose un fichier aux établissements qui sont en procédure manuelle. Ce fichier est restreint aux seuls médicaments définis en priorité nationale 1. Il est disponible sur le site internet de l'Omedit Centre Val de Loire sur la page actualité prioritaire

Nous vous proposons également comme support d'accompagnement à l'accès et l'utilisation de la plateforme e-Dispostock, le document ci-après :

 

*Liste des médicaments prioritaires (en date du 17/03/2021) : atracurium, bamlanivimab, casirivimab / imdevimab, cisatracurium, dexaméthasone, etesevimab, étomidate, gammaOH, kétamine, midazolam, mivacurium, noradrénaline, paracetamol, propofol, remdesivir, rocuronium, suxamethonium, tocilizumab.

 

Vaccins COVID et dispositifs médicaux distribués par SpF

e-Dispostock est actuellement utilisée pour les commandes de vaccins COVID et le suivi des stocks des doses congelées.

A ce jour, la plateforme est paramétrée de la manière suivante :

  • Pour les CH pivots, concernant la déclaration des stocks de vaccins : l’établissement renseigne quotidiennement le nombre d’UCD (= le nombre de flacons congelés). Le nombre de doses correspondantes est automatiquement calculé sur la base de 6,5 doses par flacons.

 

Depuis le 26/02/2021, les PUI des établissements pivots et les PUI alimentant des centres de vaccination doivent remonter, via e-Dispostock, leurs niveaux de stocks de dispositifs médicaux distribués par SPF pour la vaccination COVID. Cette déclaration se fait une fois par semaine, sur la journée du vendredi. Elle est réalisée par catégorie de produits en sommant les quantités unitaires de chaque dispositif (cf guide d'utilisateur stock DM consultable ci-dessous). Basé sur cette déclaration, SPF procédera à un envoi éventuel de dispositif médicaux si nécessaire au regard des doses de vaccins à venir. Seules les déclarations validées seront prises en compte par SPF. L'enregistrement ne vaut pas validation. Pour rappel, les dispositifs médicaux distribués par SPF sont destinées UNIQUEMENT aux besoins de vaccination COVID. 

A partir du 29/03/2021, la fonctionnalité de demande de dépannage en urgence de dispositifs médicaux sera disponible. L'objectif est de permettre aux établissements pivots d'absorber des évènements exceptionnels et de faire face à des situations particulières sans entrainer des ruptures de stock de dispositifs médicaux au niveau local. Cf communication SpF du 25/03/2021 :

 

e-Dispostock_Guide utilisateur stock DM : 

Pour toute question relative aux commandes via e-Dispostock, une FAQ contenant quelques éléments de réponse est disponible :

 

En complément, le ministère de la santé met à disposition un "guide d'utilisation e-Dispostock COVID", consultable également en vous connectant sur la plateforme e-Dispostock.

Anticorps monoclonal Bamlanivimab

Comme indiqué dans le MARS n°2021_15 du 27/02/2021, afin d’assurer le suivi des stocks de bamlanivimab au sein des PUI concernées, cette spécialité a été ajoutée à la liste des UCD de référence des médicaments sur la plateforme « e-Dispostock ». Chaque établissement de santé doit obligatoirement mettre à jour  le nombre de flacons en stock (dans la rubrique "Autres médicaments").

 

Vaccins Grippe

e-Dispostock a également été utilisée dans le suivi de la campagne vaccinale antigrippale 2020-2021 : suivi des stocks, expression d'un besoin supplémentaire éventuel.

Pré-requis : disposer d’un compte Pasrel/Plage pour avoir accès aux différentes applications de l’ATIH dont e-Dispostock.

1) Chaque établissement doit avoir un compte APE (Administrateurs Principaux d'Etablissement) permettant de gérer les accès. Il s’agit le plus souvent de la direction ou du DIM (Département de l’Information Médicale).

- Si votre établissement ne dispose pas d’un compte APE, merci de suivre la démarche détaillée ci-dessous dans le paragraphe « Modalités détaillées pour la création d’un compte Pasrel/Plage (ATIH) ».

 

2) Actuellement une ou plusieurs personnes sont identifiées par l’ATIH comme GF MED (Gestionnaire de Fichier Médicaments) au sein de votre établissement, il s’agit le plus souvent d’un membre de la PUI ou du DIM déjà identifié pour, par exemple, la transmission des données de l’enquête ATIH ou autre requête en lien avec le médicament.

- Pour les personnes identifiées comme GF MED, l’accès au module e-Dispostock leur est automatiquement attribué.

- Si une personne n’est pas GF MED et qu’elle souhaite accéder au module e-Dispostock, merci de suivre la démarche détaillée ci-dessous dans le paragraphe « Modalités détaillées pour la création d’un compte Pasrel/Plage (ATIH) ».

1) Création d’un profil pour l’établissement (= identifiant APE (Administrateurs Principaux d'Etablissement)) :

-  Via le lien suivant : https://plage.atih.sante.fr/#/utilisateur/mon-compte/utilisateur/profil/list (privilégiez FIREFOX ou CHROME, PLAGE Supporte très mal internet explorer),

- En cliquant sur « Créer un compte Pasrel »,

- Et en complétant les informations demandées :

  o Onglet « Création du compte » (Prénom, Nom, Courriel, Mot de passe),

  o Onglet « Demande de profil » : Cocher « oui » à la question « envoyer une demande pour devenir administrateur principal de cette entité »,

- Un identifiant vous est attribué à la fin de la démarche. Vous devez recevoir un email vous permettant de confirmer la validité de votre adresse internet. Si vous ne recevez rien, pensez à regarder sous « SPAM » ou « indésirables »,

- Un e-mail de confirmation vous sera envoyé quand votre demande aura été validée par l’ARS.

 

2) Lorsque le compte établissement est créé, vous pourrez vous connecter via le lien précédent (https://plage.atih.sante.fr/#/utilisateur/mon-compte/utilisateur/profil/list) et réitérer la démarche afin de créer des identifiants pour votre PUI et ainsi vous donner les droits d’accès aux applications de l’ATIH :

- Onglet « Création du compte » (Prénom, Nom, Courriel, Mot de passe),

- Onglet « Demande de profil » :

  o Sélectionner le nom de votre établissement ou entité,

  o Cocher « non » à la question « envoyer une demande pour devenir administrateur principal de cette entité »,

  o Compléter le libellé pour le profil et le numéro de téléphone,

  o Choisir « e-Dispostock » dans le listing des « Applications »,

- Un identifiant vous est attribué à la fin de la démarche. Vous devez recevoir un email vous permettant de confirmer la validité de votre adresse internet. Si vous ne recevez rien, pensez à regarder sous « SPAM » ou « indésirables ».